How to prepare

The PWYP Global Assembly provides an important opportunity for members to contribute to strengthening the global movement by participating in strategic discussions, engaging in peer learning and experience sharing sessions and reviewing the governance of the network, including electing new representatives to the PWYP Global Council. Please see the links below to find out how you can prepare to engage in all aspects of the Global Assembly.

Reviewed governance manual

During the Global Assembly you will be looking at the reviewed PWYP Governance Manual, which you can access here:

You can find the summary of the main edits made to the governance manual here:

Logistics

Arrival in Dakar

Visitors must hold passports that are valid for at least 3 months from the date of arrival.

Visa

Citizens of the following countries (click to open list) can visit Senegal without a visa for up to 90 days.

  • All European Union citizens
  • Australia
  • Burkina Faso
  • Cameroon
  • Canada
  • Central African Republic
  • Chad
  • Congo
  • Democratic Republic of the Congo
  • Côte d'Ivoire
  • Gabon
  • Ghana
  • Guinea
  • Guinea-Bissau
  • Honduras
  • India
  • Kenya
  • Lesotho
  • Madagascar
  • Malawi
  • Mali
  • Mauritania
  • Nepal
  • Niger
  • Nigeria
  • Norway
  • Rwanda
  • Sierra Leone
  • South Africa
  • South Korea
  • Switzerland
  • Timor Leste
  • Togo
  • Tunisia
  • Turkey
  • Uganda
  • Ukraine
  • United Arab Emirates
  • United States
  • Zambia
  • Zimbabwe

Airport transfer

Once you have collected your luggage and cleared customs, please make your way to the airport shuttle bus service provided by the Pullman Teranga hotel. It will be located at the airport exit, by the car park and will leave 40 minutes after your arrival. There will be a couple of hostesses at the airport arrival to assist you if needed. Please look out for the PWYP Global Assembly 2019 banner.

Vaccinations

A yellow fever vaccination certificate is required, indicating that you were vaccinated earlier than 10 days prior to departure. Other vaccinations are recommended by the Centre for Disease Control and prevention.

Venue and registration

Publish What You Pay Global Assembly 2019 will be held at Hotel Pullman Teranga in Dakar Senegal where we have booked a room for you.

Address: 10 Rue Colbert, Dakar 10200, Senegal

Phone: +221 33 889 22 00

Check in time is 14:00 / check out time is 12:00

Participants are expected to arrive on Monday 28 January and leave Thursday 31 January after the excursion.

If you need to make changes to your flights or cancel your flight, please do so before your departure date by sending a message to slevy@publishwhatyoupay.org

Registrations will take place in the lobby/ admin room of the hotel where you will sign in and collect the workshop materials prior to the meeting

Working language

The Assembly will be held in both English and French languages

Special events
Welcome dinner

All participants to the Global Assembly are invited to attend the Welcome Dinner on Tuesday 29 January 2019 which will be organised by the Senegalese coalition.

Excursion to Ile de Goree

On the third day of the Assembly, Thursday 31st January, we will be taking a ferry after lunch and have a guided tour on the island. Gorée is a small island 900 metres (3,000 ft) in length and 350 metres (1,150 ft) in width sheltered by the Cap-Vert Peninsula. Now part of the city of Dakar, it was a minor port and site of European settlement along the coast. Gorée is known as the location of the House of Slaves (French: Maison des esclaves), built around 1780–1784. The House of Slaves is one of the oldest houses on the island. It is now used as a tourist destination to show the horrors of the slave trade throughout the Atlantic world.

General information
Weather

The weather in January is usually warm (average temperatures are 21° or 71 °F) and dry.

Electric current and plug

In Senegal the power sockets are of type C, D, E and K. The standard voltage is 230 V and the standard frequency is 50 Hz.

You can access the logistics note as a PDF by clicking here.

Participants

You can find a list of the participants by clicking here.

Participants Selection

In order to ensure that there is a fair representation of participants from across the global coalition, delegations from national coalitions 1 should consist of no more than three representatives; while one representative can attend from countries where PWYP does not have a coalition but where there are member organisations2.

The Global Council, the Africa Steering Committee and PWYP Secretariat are committed to working with national coalitions and member organisations to identify financial support for their delegates. While the PWYP Secretariat will be raising funds for the event, all coalitions are expected to engage in fundraising to support their participation. The PWYP Secretariat does not anticipate being able to provide funding for any coalitions/members in the OECD countries.

Selection Criteria

All national coalitions must select their conference representatives through a consultative process within their national PWYP constituency. Delegations/participants must meet the following criteria:

  • Gender balance: PWYP is committed to promoting women’s participation in the Global Assembly. All full delegations must include at least one woman. Coalition delegations that fail to include a female delegate will not be accepted.

  • Youth representation (under 35 years of age): PWYP is committed to promoting youth participation in the Global Assembly. All full delegations must include at least one youth representative. Coalition delegations that fail to include a youth delegate will not be accepted.

  • Mandate to vote: The Global Assembly will take strategy decisions and elect a new Global Council. Therefore, one of the delegates selected to attend must have designated authority to speak on behalf of the national coalition.

  • Fluency in English or French: The working languages of the conference will be English and French and simultaneous interpretation will be provided for all sessions. Participants must therefore have a good command of either English or French.

In addition, all participants must:

  • Represent a PWYP member organisation

  • Be prepared to participate actively in panel sessions, capacity building workshops, and governance discussions

  • Commit to the necessary preparation, including reading all materials and organising a consultation session with the PWYP coalition members prior to the conference in order to have a clear decision-making mandate

  • Hold an in‐country de-briefing session and/or share a written update upon their return to ensure that the information and outcomes from the conference are shared with others

Confirmation of participants

National Coordinators of PWYP coalitions are asked to complete this form and return it to globalassembly@publishwhatyoupay.org no later than 30 September 2018.

Lignes directrices pour la sélection des participants

Afin de garantir une représentation équitable des participants de l'ensemble de la coalition mondiale, les délégations des coalitions nationales 1 ne devraient pas avoir plus de trois représentants; Un représentant peut également être présent dans les pays où PCQVP n'a pas de coalition mais où il y a des organisations membres 2.

Le Conseil mondial, le Comité de pilotage Afrique et le Secrétariat de PCQVP se sont engagés à travailler avec les coalitions nationales et les organisations membres pour identifier un soutien financier pour leurs délégués. Bien que le Secrétariat de PCQVP compte recueillir des fonds pour l'événement, toutes les coalitions doivent s'engager dans une collecte de fonds pour soutenir leur participation. Le Secrétariat de PCQVP ne prévoit pas pouvoir fournir de financement à des coalitions / membres dans les pays de l'OCDE.

Les critères de sélection

Toutes les coalitions nationales doivent choisir leurs représentants à travers un processus de consultation au sein de leur circonscription nationale PCQVP. Les délégations / participants doivent répondre aux critères suivants:

  • Équilibre entre les sexes: PCQVP s'engage à promouvoir la participation des femmes à l'Assemblée mondiale. Toutes les délégations complètes doivent inclure au moins une femme. Les délégations de la coalition qui n'incluent pas de déléguée ne seront pas acceptées.
  • Représentation des jeunes (moins de 35 ans): PCQVP s'engage à promouvoir la participation des jeunes à l'Assemblée mondiale. Toutes les délégations doivent inclure au moins un représentant des jeunes. Les délégations de la coalition qui n'incluent pas de délégué des jeunes ne seront pas acceptées.
  • Mandat de vote: L'Assemblée mondiale prendra des décisions stratégiques et élira un nouveau Conseil mondial. Par conséquent, l'un des délégués choisis doit avoir l'autorité désignée pour parler au nom de la coalition nationale.
  • Maîtrise de l'anglais ou du français: Les langues de travail de la conférence seront l'anglais et le français et l'interprétation simultanée sera assurée pour toutes les sessions. Les participants doivent donc maîtriser l'anglais ou le français.

De plus, tous les participants doivent:

  • Représenter une organisation membre de PCQVP
  • Etre prêt à participer activement à des réunions d’expert, à des ateliers de renforcement des capacités et à des discussions sur la gouvernance
  • S'engager à la préparation nécessaire, notamment la lecture de tous les documents et organiser une séance de consultation avec les membres de la coalition PCQVP avant la conférence afin d'avoir un mandat décisionnel clair
  • Tenir une séance de briefing dans le pays et / ou partager une mise à jour écrite à leur retour pour s'assurer que les informations et les résultats de la conférence sont partagés avec les autres

Confirmation des participants

Nous demandons aux coordinateurs nationaux des coalitions PCQVP de bien vouloir remplir le formulaire et l’envoyer par email à Sandrine Levy : globalassembly@publishwhatyoupay.org le 30 septembre 2018 au plus tard.

Руководство по отбору участников

Чтобы обеспечить честное представление интересов всех участников глобальной коалиции, делегации национальных коалиций1 должны состоять не более чем из трех человек; от стран, в которых нет коалиций “Публикуй, что платишь”, но есть индивидуальные члены-организации, может приехать по одному представителю2.

В обязанности Глобального совета, Руководящего комитета Африки и Секретариата “Публикуй, что платишь” входит работа с национальными коалициями и участвующими организациями, направленная на поиск финансовой поддержки для делегаций. Секретариат “Публикуй, что платишь” занимается сбором средств на мероприятие, ожидается, что все коалиции сделают фандрейзинг, чтобы обеспечить своё участие. Секретариат “Публикуй, что платишь” не планирует предоставлять материальную поддержку коалициям/членам из стран, входящих в Организацию экономического сотрудничества и развития.

Критерии отбора

Все национальные коалиции должны выбрать представителей в ходе обсуждения на местном уровне членов “Публикуй, что платишь”. Делегации/участники должны удовлетворять следующим критериям:

  • Гендерный баланс: “Публикуй, что платишь” считает своей задачей способствование участию женщин в Глобальной ассамблее. В состав всех полных делегаций должна входить хотя бы одна женщина. Делегации коалиций, в которые на входят женщины, не будут допущены до участия.

  • Молодые представители (младше 35 лет):“Публикуй, что платишь” считает своей задачей способствование участию молодых людей в Глобальной ассамблее. В состав всех полных делегаций должен входить хотя бы один молодой представитель. Делегации коалиций, в которые на входят молодые представители, не будут допущены до участия.

  • Право голоса: В ходе Глобальной ассамблеи будут приняты стратегические решение и избран новый Глобальный совет. Поэтому один из выбранных для участия представителей должен обладать соответствующими полномочиями, чтобы выступать от лица национальной коалиции.

  • Владение английским или французским языком:Рабочими языками конференции будут английский и французский, в ходе всех сессий будет осуществляться синхронный перевод на английский и французский. Поэтому участники должны хорошо владеть либо английским, либо французским языком.

Кроме того, все участники должны:

  • Являться представителями организации члена “Публикуй, что платишь”

  • Быть готовы принимать активное участие в заседаниях, рабочих группах и обсуждениях руководства

  • Добросовестно осуществить необходимую подготовку, в том числе ознакомиться со всеми материалами и организовать консультацию с членами коалиции “Публикуй, что платишь” перед конференцией, чтобы получить право участвовать в принятии решений

  • Провести местное заседание чтобы сделать отчет и/или представить письменный отчет по возвращении, чтобы удостовериться в том, что информация и результаты конференции доступны всем.

Одобрение участников

От Национальных Координаторов коалиций “Публикуй, что платишь” требуетсязаполнить находящийся ниже формуляр и отправить его наglobalassembly@publishwhatyoupay.orgдо 30 сентября 2018 года..

Orientaciones para la selección de participantes

Para asegurar que haya una representación justa de los participantes de toda la coalición global, las delegaciones de las coaliciones nacionales1deberán estar conformadas por no más de tres representantes, mientras que de los países donde PLQP no tiene una coalición, pero donde hay organizaciones miembro, puede asistir un representante2.

El Consejo Global, el Comité Directivo de África y la Secretaría de PLQP están comprometidos a trabajar con las coaliciones nacionales y las organizaciones miembro para identificar el apoyo financiero para sus delegados. Aunque la Secretaría de PLQP conseguirá fondos para el evento, se espera que todas las coaliciones participen en la consecución de recursos para apoyar su participación. La Secretaría de PLQP no anticipa la posibilidad de proporcionar financiación para ninguna coalición/miembro de los países de la OCDE.

Criterios de selección

Todas las coaliciones nacionales deben seleccionar a sus representantes para la conferencia mediante un proceso consultivo con su circunscripción nacional PLQP. Las delegaciones/participantes deben cumplir los siguientes criterios:

  • Equilibrio de género: PLQP está comprometida con promover la participación de la mujer en la Asamblea Global. Todas las delegaciones deben incluir por lo menos una mujer. Las delegaciones de las coaliciones que no incluyan a una delegada no serán aceptadas.

  • Representación de la juventud (menos de 35 años): PLQP está comprometida con promover la participación de la juventud en la Asamblea Global. Todas las delegaciones deben incluir por lo menos un representante de la juventud. Las delegaciones de las coaliciones que no incluyan a un delegado joven no serán aceptadas.

  • Autorización para votar: La Asamblea Global tomará decisiones estratégicas y elegirá al nuevo Consejo Global. Por lo tanto, uno de los delegados seleccionados para asistir debe tener la autoridad suficiente para hablar en nombre de la coalición nacional.

  • Fluidez en inglés o francés: Los idiomas de trabajo de la conferencia serán inglés y francés, y se proporcionará interpretación simultánea en todas las sesiones. Por lo tanto, los participantes deben tener un buen dominio del inglés o del francés.

Adicionalmente, todos los participantes deben:

  • Representar a una organización miembro de PLQP

  • Estar preparados para participar activamente en las sesiones de paneles, talleres de fortalecimiento de capacidades y discusiones de gobernanza

  • Comprometerse a realizar la preparación necesaria, lo que incluye leer todos los materiales y organizar una sesión de consulta con los miembros de la coalición PLQP antes de la conferencia, para poder tener un mandato claro para la toma de decisiones

  • Al regreso a su país, llevar a cabo una sesión informativa y/o compartir un informe escrito, para asegurarse de que la información de los resultados de la conferencia se comparta con las demás personas

Confirmación de los participantes

Se pedirá a las coaliciones PLQP que completen el siguiente formulario y lo envíen a globalassembly@publishwhatyoupay.org a más tardar el 30 de septiembre de 2018..

How to prepare for the Global Assembly